Les spécificités de la certification Qualiopi (durée d'audit et multi-site)

Quelles sont les conditions d’éligibilité liées à une structure multisites ?

Si votre organisme professionnel dispose d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) et est constitué de plusieurs sites répartis sur différents lieux géographiques, il peut sous certaines conditions être considéré comme un « multisites » au sens de la certification Qualiopi et fera donc l’objet d’un seul et même contrat pour la certification.

Ainsi voici quelques conseils en amont, afin de vous assurer de respecter les conditions d’éligibilité :

• Un organisme multisites n’est pas nécessairement une seule entité juridique, mais tous les sites concernés ont un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme.
• L’organisme doit avoir un seul et unique système qualité, 
• L’organisme doit avoir identifié sa fonction centrale, celle-ci doit faire partie de l’entité et donc ne pas être sous-traitée,
• La fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;
• Le périmètre de certification doit comprendre l’ensemble des sites dépendant du même numéro de déclaration d’activité (NDA).

La notion de site est également définie comme un lieu caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme. 

Quelles sont les obligations spécifiques imposées par la certification Qualiopi pour mon organisme dans le cadre d’une démarche de certification multisites ?

La fonction centrale doit définir, organiser et réaliser une surveillance régulière de la démarche qualité à travers les indicateurs définis dans le référentiel national qualité, et ce sur l’ensemble des sites qui lui sont rattachés. 

Elle a également pour rôle d’assurer le suivi des mesures correctives sur les sites à la suite de sa surveillance interne comme à la suite des audits réalisés par l’organisme certificateur. Elle est ainsi l’interlocuteur privilégié de l’organisme certificateur. 

Comment sont organisés les audits en multisites ?

L’audit se déroule en deux temps : 

• Audit de la fonction centrale 
• Audit d’un échantillon de sites. 

Ainsi quel que soit le type d’audit réalisé (initial, surveillance ou renouvellement), la fonction centrale est obligatoirement auditée.

Concernant l’échantillonnage des sites, celui-ci diffère en fonction du type d’audit : 

• Lors de l’audit initial et lors de l’audit de renouvellement, il est dimensionné par la racine carrée du nombre total de sites, arrondi à l’entier le plus proche. Les sites sont choisis aléatoirement par l’organisme certificateur, en veillant cependant à s’assurer d’une représentativité des catégories d’actions de formation demandées
• Lors de l’audit de surveillance, il comprend a minima un site non audité à l’audit précédent et suit les modalités mises en place par l’organisme certificateur. 

Que se passe-t-il si une non-conformité est décelée sur un site ?

Si une non-conformité est identifiée sur un site, la fonction centrale doit disposer des compétences nécessaires pour déterminer si les autres sites peuvent être affectés par cette non-conformité. 

- Si c’est le cas, des mesures correctives sont mises en œuvre sur les sites concernés et vérifiées par la fonction centrale. 

- Si ce n’est pas le cas, la fonction centrale démontre à l’organisme certificateur pourquoi elle limite son suivi des actions correctives. 

Attention : lors la prise de décision par l’organisme certificateur, si un ou plusieurs sites présente(nt) une non-conformité majeure, la certification est refusée à l’ensemble de l’organisme multisites jusqu’à ce que celui-ci prenne des mesures correctives satisfaisantes. 

Un site ne peut pas être exclu du périmètre de la certification. 

Peut-on intégrer des sites en cours de certification ?

Il est tout à fait permis dans les exigences de certification qu’un organisme multisites puisse demander l’ajout d’un ou plusieurs sites à son périmètre déjà certifié. Ainsi si un nouveau site demande à rejoindre un organisme multisites certifié, ce site doit être audité avant d’être inclus dans le périmètre de certification. Cet audit est réalisé en plus de l’audit de surveillance prévue dans le plan de contrôle. Après intégration du nouveau site sur le certificat, il doit être ajouté au périmètre certifié pour déterminer la taille de l’échantillon et la durée d’audits à venir.

Qu’est-ce qu’une non-conformité en certification Qualiopi ? 

En France, la loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » a mis en place une certification qualité des prestataires d’action concourant au développement de compétences : il s’agit de la certification Qualiopi. Cette certification professionnelle repose sur un référentiel national unique composé de 7 critères qualité. Les critères sont les suivants : 

• Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus. 
• Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
• Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre. 
• Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre. 
• Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
• Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel. 
• Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Chaque critère est lui-même subdivisé en indicateur. Un indicateur constitue une exigence que le prestataire d’action doit mettre place au sein de son organisation qualité.

La certification Qualiopi est une certification de conformité. Ainsi suite à l’audit des constats de non conformités peuvent être émis. 

La définition de non-conformité est établie dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail. 

Il en existe de deux types : 

• La non-conformité mineure : prise en compte partielle de l’indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée.
• La non-conformité majeure : non prise en compte de l’indicateur ou une prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.

Le guide de lecture du référentiel national qualité (RNQ) Qualiopi publié par le ministère du travail, précise pour chaque indicateur : 

• Le niveau attendu du prestataire d’action pour valider l’indicateur ;
• Une liste non exhaustives d’éléments de preuve ;
• Des précisions en fonction des catégories d’actions (formation, bilan de compétence, validation des acquis de l’expérience, apprentissage) ou concernant les nouveaux entrants (prestataires dont l’activité vient de démarrer).

Ce guide précise également le type d’écart attendu pour chaque indicateur. Il s’agit donc d’une préqualification de la non-conformité en fonction de l’indicateur et du degré de sévérité de l’écart remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. 

Comment répondre à une non-conformité en certification Qualiopi ? Sous quels délais ?

Les modalités de sont définies dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail. 

Dans le cas d’une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à SGS ICS organisme certificateur dans le délai fixé de 2 mois et doit être mis en œuvre dans un délai de 6 mois. 

C’est lors de l’audit suivant que la vérification de la mise en œuvre des actions correctives est effectuée par l’auditeur.

Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure.

Dans le cas d’une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous 2 mois. A défaut de mise en œuvre des actions correctives, SGS ICS organisme certificateur ne pourra attribuer la certification.

A noter une particularité dans ce schéma de certification : l’existence d’au moins 5 non-conformités mineures non levées lors la prise de décision par l’organisme certificateur constitue une non-conformité majeure. 

La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site.

Qu’est-ce que je risque si je ne lève pas une non-conformité dans les délais ?

Une certification ne peut être délivrée/maintenue tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée. A défaut de mise en œuvre des actions correctives lié à une non-conformité majeure dans les délais, la certification est non attribuée ou suspendue en fonction de l’audit réalisé. 

La suspension est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par l’organisme. Dans ce cas, l’organisme certificateur solde les non conformités majeures. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification.

Dispose-t-on d’un délai pour se représenter à la certification Qualiopi après une décision de refus?

Pour l’organisme candidat ayant reçu un refus de certification, le délai pour réaliser une nouvelle demande de certification est de trois mois à compter de la date du refus. 

Ce délai passé, il indique à l’organisme certificateur les non-conformités qui lui ont été signalées et démontrent qu’elles ont été résolues.

La certification RNQ à marque Qualiopi se base sur le référentiel national qualité fixé par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences. 

Ainsi ce décret définit :

• Le référentiel national qualité qui fixe les 32 indicateurs d'appréciation des 7 critères qualité des actions de la formation professionnelle,
• Les modalités d’audit à mettre en œuvre par les organismes certificateurs pour s'assurer du respect des indicateurs fixés par le référentiel.

La certification quant à elle, est délivrée par un organisme certificateur, lui-même accrédité par le COFRAC (Comité Français d’accréditation). Cette nouvelle certification de conformité est attribuée pour une durée de 3 ans à tout organisme prestataire d'actions disposant d’un numéro de déclaration d’activité (1 NDA = 1 certificat). Le certificat précisera le périmètre du prestataire. Il s’agit des catégories d’actions dispensées par le prestataire.

Les catégories d’actions sont au nombre de 4. Elles sont définies dans le Code du travail à l’article suivant : Art. L. 6313-1 (suite à l’impact de la loi d’avenir).

• Les actions de formation 
• Les bilans de compétence ;
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience dans le but d’acquérir, précise le texte, une certification professionnelle enregistrée au RNCP 
• Les actions d'apprentissage

Pour chaque critère qualité un nombre d’indicateurs a été attribué.

• Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus. 

            Indicateur commun : 1, 2
            Indicateur spécifique : 3

• Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.

            Indicateur commun : 4, 5, 6
            Indicateur spécifique : 7, 8

• Critère 3: L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre. 

            Indicateur commun :9, 10, 11, 12
            Indicateur spécifique : 13, 14, 15, 16

• Critère 4: L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre. 
              Indicateur commun : 17, 18, 19
              Indicateur spécifique : 20
  
• Critère 5: La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
              Indicateur commun : 21, 22  
  
• Critère 6:L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel. 
              Indicateur commun : 23, 24, 25, 26, 27
              Indicateur spécifique : 28, 29
  
• Critère 7: Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
              Indicateur commun : 30, 31, 32

Qu’est ce qu’un indicateur commun, qu’est-ce qu’un indicateur spécifique ? 

Un indicateur commun signifie qu’il s’agit d’un indicateur applicable aux quatre catégories d’actions.

Un indicateur spécifique signifie qu’il s’agit d’un indicateur applicable à certaines catégories d’actions. Ces spécificités sont listées dans le décret, ainsi que le guide de lecture du ministère du travail.

Quels sont les indicateurs applicables par catégorie d’actions ? 

Pour la Catégorie d’action : action de formation : 

• Les indicateurs communs applicables sont : les 22 indicateurs
• Les indicateurs spécifiques applicables sont :

o Pour action de formation : le 8 
o Pour action de formation avec période en situation de travail : le 8 et le 28 
o Pour action de formation certifiante : le 3, 7, 8 et 16
o Pour action de formation avec alternance : le 3, 7, 8, 13, 16 et 28


Pour la Catégorie d’action : bilan de compétences :

Les indicateurs communs applicables sont : les 22 indicateurs

Pour la Catégorie d’action : Vae : 

Les indicateurs communs applicables sont : les 22 indicateurs
Les indicateurs spécifiques applicables sont : l’indicateur 3 et le 16
Pour la Catégorie d’action : action d’apprentissage : 

Les indicateurs communs applicables sont : les 22 indicateurs
Les indicateurs spécifiques applicables sont : les 10 indicateurs

Aussi, à savoir, quelque soit la durée de l’audit initial ou de l’audit de suivi le nombre d’indicateurs audité restera identique.  Ainsi le temps alloué à chacun sera donc revu à la baisse lors de l’audit de suivi.
Pour les prestataires d’actions ayant bénéficiés d’un audit initial aménagé, le nombre d’indicateurs auditables est moindre que lors d’un audit initial. 

Quel avantage d’être certifié ou labellisé sur une démarche reconnue par le CNEFOP ? 

Les modalités de calculs des durées d’audit aménagé sont définies dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail.

Ainsi si vous disposez d'une certification ou d’une labellisation reconnue par le CNEFOP et donc inscrite sur la liste du CNEFOP, active au moment de votre demande de certification Qualiopi, vous pouvez bénéficier d’un audit initial aménagé sur cette nouvelle démarche de certification Qualiopi.

De façon concrète, la durée d’audit initial ainsi que le nombre d’indicateurs audités seront moindres.

Tableau B : audit initial aménagé

Situation 2 : Un prestataire d’action ayant un chiffre d’affaires de 300 000 € , avec un périmètre : action de formation et bilan de compétences

L’audit initial sera d’une durée de : 

• Durée de base : 0,5 jr

• Temps supplémentaire pour action de formation :  _ 

• Temps supplémentaire pour bilan de compétences :  _

  Temps global : 0,5 jr d’audit sur site

Voici la liste des indicateurs concernés lors d’un audit initial aménagé :

- Indicateurs communs : 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32

- Indicateurs spécifiques : tous les indicateurs spécifiques sont audités s’ils s’appliquent au prestataire en fonction des catégories d’action : action de formation, bilan de compétences, vae, apprentissage.

Cette liste d’indicateurs est issue du guide de lecture du référentiel national qualité publié par le ministère du travail. 

Nous vous invitons dès maintenant à effectuer votre devis en ligne sur notre site, afin de réserver au plus tôt une date d’audit initial avant le 01 janvier 2021.

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